Pięć rad jak prowadzić efektywne spotkania biznesowe.

Pisane doświadczeniem.

1.
Trzymaj się kurczowo czasu.
Nie ma nic bardziej irytującego jak rozmówca, który spóźnia się, wpada na ostatnią chwilę (to prawie to samo, co „spóźnia”) lub przeciąga spotkanie ponad ustalony czas. Jeśli nie jest ustalony, to jest ustalony na 1h. Trzeba tak sterować rozmową, by się w nim zmieścić z wszystkimi 6 elementami spotkania (kurtuazja na wejściu, small talk, rozmowa zasadnicza, podsumowanie, kurtuazja na wyjściu, rezerwa czasu).

2.
Ważne spotkania staraj się planować do południa. Potem wszyscy są już w gorszej formie, zajęci zdarzeniami dnia, senni po lunchu, rozkojarzeni itd.

3.
Rób notatki w trakcie.
Nawet jeśli wszystko zapamiętujesz, to nie robiąc notatek, zrobisz umiarkowane wrażenie na rozmówcy.
Ja zabieram zawsze ze sobą mały notatnik. Coś w nim zawsze notuję, nawet jeśli byłbym w stanie zapamiętać.
Nawet jeśli wydaje ci się, że nie ma problemu, wszystko zapamiętasz, to od czasu do czasu może pojawić się coś, co przerośnie Twoje możliwości zapamiętywania i co wtedy?
Ponadto podczas spotkania z klientem zdarza się, że myślimy o innych sprawach. Jeśli podczas takiego NIEaktywnego słuchania (cóż, zdarza się) przyjdzie ci do głowy jakaś ważna myśl, to dopóki nie wylejesz jej na papier, będzie krążyć w twojej głowie i rozpraszać.

4.
Small talk.
Ludzie dzielą się na tych, którzy mogliby luźną rozmową wypełnić dowolny dany im czas i takich, którzy nie znoszą small talku.
Ci drudzy używają argumentów „do brzegu”, „szkoda czasu na głupstwa” itd.
Small talk jednak pełni kluczową funkcję w budowaniu relacji z drugim człowiekiem. Handlowiec, który nie buduje relacji, nazywa się dostawcą. Dostawca to taki nieznaczący kontrahent, którego wymienia się na innego, jeśli ma cenę wyższą choćby o 1 zł.
Dobry spontaniczny small talk trzeba uprzednio przygotować.

5.
Konkluzja.
Czasem spotkania kończą się uroczą rozmową, snuciem wizji przyszłości lub opowieściami o nowych technologiach i Sci-fi. Brak podsumowania. Nieważne kto, ktoś powinien wziąć leadership spotkania i podsumować co ustalono – wystarczy imię, zadanie i deadline.
Jeśli nie wiadomo, jaki jest „gry plan” i kto ma się czym dalej zająć, to spotkanie nie miało sensu.


Hipotetyczne problemy?
Nie. To rzeczy, które na potrzeby tego posta zebrałem od moich klientów.

🔸Co jeszcze może pójść nie tak podczas spotkania (zewnętrznego)?

Fot ©Adobe Stock