W takiej firmie nie ma zwyczaju pytania się o kalendarz pracownika. Z definicji jest mniej ważny.
To, co niektórym z Was wydaje się niewyobrażalne, dla innych stanowi element codziennego folkloru.
Jakie są symptomy takiej niskiej kultury organizacyjnej:
– pracownicy odbierający telefony nawet podczas trwającego spotkania,
– kalendarze wypełnione „na styk” spotkaniami czy telekonferencjami,
– wysyłanie zaproszeń do kalendarzy bez sprawdzenia, czy nie ma kolizji z istniejącymi zdarzeniami,
– spotkania wewnętrzne przeciągające się ponad planowany czas,
– wypełnianie zbyt dużej części spotkań wewnętrznych rozmowami „o niczym”
– brak czasu na sprawy trzeciorzędne (mimo że są trzeciorzędne, niezałatwiane przez lata, mogą urosnąć do rangi problemu)
– szef spóźniający się na spotkanie, które sam zwołał,
– odwoływanie, lub przekładanie spotkań zewnętrznych w ostatniej chwili.
Oczywiście są sytuacje tzw. emergency. Jednak w dobrze zarządzanej firmie nie pojawiają się one codziennie, nawet nie co miesiąc.
Kultura definiowania ważności czasu i poszanowania kalendarza zależna od zajmowanego miejsca w hierarchii jest zabójcza dla produktywności.
Dlaczego?
1. Obniża poczucie wartości członkom zespołu. To obniża ich motywację do pracy, wydajność i zwiększa wskaźniki absencji i rotacji.
2. Wstrzykuje do kultury organizacyjnej toksynę braku szacunku do czasu i ustaleń z innymi pracownikami, ale również dostawcami i klientami firmy. Nie da się, jednocześnie szanować potrzeby klientów i poniewierać te, dotyczące współpracowników.
3. Negatywnie działa na równowagę dom-praca (WLB). Jeśli nie można być pewnym swojego kalendarza, nie można dotrzymywać zobowiązań wobec rodziny.
4. Utalentowani pracownicy (szczególnie z pokolenia Z) nie zagrzeją miejsca w firmie, w której kalendarz jest tylko ‘luźną wizją dnia’.
5. Bez oparcia się o kalendarz, pracownicy noszą swój plan dnia „w głowie”. Czyli nigdzie. Po co drobiazgowo zapisywać zadania w kalendarzu, skoro nie ma się na nie wpływu.
Zmiana tej złej kultury organizacyjnej może zacząć się „od dołu”. Od stawiania granic, asertywnego odmawiania oraz szanowania kalendarzy: swojego, współpracowników, klientów, dostawców i rodziny.
Zjawisko nieszanowania kalendarza pracowników jest powszechniejsze w małych firmach, gdzie decyzje zapadają szybciej, informacje krążą szybciej i można przez lata funkcjonować bez kalendarza. Jednak do rozwoju organizacji niezbędne są dobre nawyki w tym obszarze.